La riscoperta dello Smart Working tra specchi e allodole

Alessandro Pagano

Francesca Lipari

15 Aprile 2020

La crisi Covid-19 ha cambiato la vita di tutti i giorni, ma può anche rappresentare un’occasione per ripensare il mondo del lavoro. Lo smart working può rappresentare il futuro?

Le scuole e le università si stanno adattando alle nuove modalità d’interazione tra insegnanti e studenti per sopravvivere e sostenere la continuità didattica.

Sebbene la pratica del lavoro agile, prima della crisi Covid-19, fosse già in crescita con 570mila gli smart worker in Italia nel 2019, (+20% rispetto al 2018) , secondo l’osservatorio del politecnico di Milano sullo smart working in queste tre settimane la cifra è aumentata di 4-5 volte: in questo momento è probabile che solo nel Nord Italia siano più di 2 milioni i lavoratori che stanno lavorando da remoto.

Da questo punto di vista l’Italia è diventata un laboratorio di sperimentazione vivente su vasta scala.

Questa nuova organizzazione è un’occasione di cambiamento di processi e di metodi: quanto durerà questo cambiamento che adesso è forzato? Una volta tornati alla normalità queste misure persisteranno integrandosi in una visione di lungo periodo, o tutto rientrerà nelle condizioni pre-emergenza?

Per dare risposta a queste domande è indispensabile analizzare le condizioni attraverso cui lo smart working produce vantaggi positivi per le aziende e per la vita lavorativa e personale dei dipendenti, ma anche di individuare come la tecnologia possa risolvere gli svantaggi legati alla pratica.

Questa nuova flessibilità riscoperta che, attraverso nuove leve tecnologiche, ha come conseguenza diretta quella di permettere ai lavoratori e alle lavoratrici una maggiore libertà nel conciliare i tempi di lavoro con gli impegni di cura familiare, necessita di una riprogettazione dell’organizzazione del lavoro, al cui centro deve essere posta la persona con i propri bisogni e le proprie potenzialità.

L’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, descrive lo Smart Working come un modello che prevede: “la riprogettazione congiunta di leve non solo tecnologiche, ma anche di natura organizzativa e gestionale, che possono essere raggruppate in quattro pilastri fondamentali”:

  • Bricks: ovvero gli spazi fisici di lavoro che devono evolversi per supportare le differenti esigenze delle persone quando si recano in ufficio
  • Bits: ossia la capacità di sfruttare le potenzialità delle tecnologie digitali per il ripensamento dello spazio virtuale di lavoro attraverso il cloud, i device portatili e tutti gli strumenti che supportano la collaborazione tra dipendenti
  • Behaviours: in termini di stili di lavoro e regole di policy organizzative che garantiscano una certa flessibilità rispetto all’orario e al luogo di lavoro,
  • Culture: ovvero la revisione della cultura organizzativa e degli stili manageriali che implicano modifiche sia al concetto di misurazione della produttività ma anche al concetto di relazione tra i vari soggetti dell’impresa. Per quanto riguarda le misure, risulta necessario il passaggio da una definizione del lavoro e della produttività basata sul face-value della presenza fisica ad una visione del lavoro che misura la produttività per obiettivi. Dal punto di vista delle relazioni, lo smart working implica una revisione del rapporto di controllo fra il manager e il dipendente a uno basato sulla fiducia.

Il contraccolpo anche per i veterani

Siamo così sicuri che le aziende possano contare su una cultura del lavoro che comprenda questi pilastri?

Sebbene l’emergenza abbia avuto l’effetto di uno shock esterno sugli italiani cambiando le loro credenze e diffidenze nei confronti dello smart working, quanto di questa epifania potrà essere protratta nel lungo periodo? Possono i Bits aiutare i Behaviours?

 

Sappiamo che il lavoro agile funziona quando è figlio di un’organizzazione del lavoro che pensa in modo smart, ovvero che organizza il lavoro non per fasi da fare tutti insieme ma per compiti e obiettivi da raggiungere individualmente.

Il passaggio all’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, in questo momento di clausura forzata, avrebbe maggiore impatto sull’organizzazione di responsabilità familiare e lavorativa. Oggi, il lavoratore si trova a casa, con i bambini che non possono andare a scuola, isolato da qualsiasi supporto (come nonni, babysitter, asili, perchè non ci si puo spostare) e quindi si trova a dover gestire molte conference call in condizioni poco idonee.

Lo smart working forzato e il social distancing, come quello che stiamo vivendo noi ora, sono degli shock psicologici e relazionali. Anche laddove non fosse forzato, uno smart working ben pianificato ed implementato riduce la dimensione umana, portando il lavoratore all’alienazione e isolamento. Si può correre il rischio di uno sbilanciamento tra la realtà lavorativa e quella personale, che una realtà prevalga sull’altra e solitamente è il lavoro a prevalere.

Ovviamente, non solo i neofiti dello smart working hanno i loro problemi, ma anche i veterani hanno dovuto adattarsi al cambiamento. Noi apparteniamo a questa seconda categoria e vorremmo discutere anche della nostra posizione.

Nella nostra esperienza lavorativa quotidiana lo smart working è sempre stata una costante, sia per l’assenza di un preciso luogo fisico dove lavorare (Bari, Roma, Madrid…), sia per il costante ricorso a strumenti digitali per produrre i nostri output e per organizzare il lavoro in maniera agile.

Nonostante questo, la nostra convinzione che per noi tutto sarebbe restato uguale si è rivelata decisamente sbagliata.

È indispensabile infatti considerare che l’ambiente che ci circonda è profondamente mutato e che se prima eravamo noi i pochi utenti “abituati” allo smart working, ora ne esistono molti di più e non tutti con lo stesso livello di agilità e flessibilità necessaria per non farsi travolgere.

Il contraccolpo che i veterani dello smart working stanno subendo è sicuramente determinato dagli utenti dell’ultima ora. Coloro che sono stati catapultati in una realtà completamente nuova, in cui alla difficoltà cognitiva dovuta all’utilizzo di strumenti IT prima d’oggi sconosciuti, si sommano le difficoltà organizzative che vanno dalla gestione dell’ambiente di lavoro casalingo alla gestione dell’equilibrio famiglia/lavoro.

Per i veterani dello smart working, gli equilibri faticosamente conquistati in passato si sono spostati a causa dei colleghi meno abituati a questa modalità di lavoro. Call conference a tutte le ore, difficoltà nel reperire le ultime versioni dei files, assistenza a problemi di accesso ai sistemi informatici per il lavoro a distanza, sono solo alcuni degli esempi riguardo il disagio che stiamo vivendo in questi giorni.

Siamo convinti che questo periodo di difficoltà riservi anche delle importanti opportunità. Quando si dice “il mondo non sarà più lo stesso”, pensiamo ad un cambiamento radicale. Qual è il fondamento di ogni grande innovazione se non il cambiamento radicale? Noi la vediamo positivamente. A patto che ci siano investimenti e pianificazione.

Siamo per caso degli inguaribili ottimisti?

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