e-learning Automation. Cos’è e come sfruttarla al meglio.

Alessandro Pagano

21 Gennaio 2020

Con l’avvento della cosiddetta Industria 4.0, l’automazione è ormai utilizzata in moltissimi contesti. Dai chatbot che automatizzano le operazioni di assistenza tecnica o commerciale, alle automobili a guida autonoma fino allo shopping automatizzato con i gli innovativi “Amazon Go”. L’automazione elimina dove possibile l’intervento umano e semplifica l’esperienza utente agendo sulle operazioni ripetitive. Il settore del Digital Training non fa eccezione e oggi fa largo uso dell’e-learning automation a servizio delle metodologie di apprendimento.

I vantaggi dell’e-learning automation

L’introduzione delle automazioni nello sviluppo di percorsi di Digital training può portare a diversi risultati positivi:

  • Ridurre il tempo di sviluppo dei percorsi formativi
  • Personalizzare l’esperienza di apprendimento
  • Aumentare l’engagement
  • Consentire notifiche e report automatizzati
  • Generare un efficiente meccanismo di feedback automatico.

Nonostante spesso i termini “automazione” e “intelligenza artificiale” siano spesso utilizzati come sinonimi, è necessario evidenziarne le differenze sostanziali. L’automazione consente ad un hardware o un software di eseguire automaticamente operazioni e attività senza l’intervento umano, al verificarsi di determinate condizioni. L’intelligenza artificiale contempla la possibilità che hardware o software imitino o sostituiscano completamente l’intelligenza umana e la sua capacità decisionale.

L’automazione è solo un anello operativo della catena e può ricevere impulso da algoritmi di intelligenza artificiale. La semplice assegnazione automatica di percorsi formativi ad una determinata categoria di utenti riguarda esclusivamente la parte di automazione e non richiede l’implementazione di algoritmi di intelligenza artificiale.

Come funziona l’e-learning automation

Immaginiamo che un robot virtuale possa assistere i progettisti della formazione eseguendo operazioni routinarie in background.

Pensiamo ad esempio alle operazioni di caricamento di materiale didattico in PDF. Questo può essere sottoposto ad una operazione automatica di authoring che lo rende immediatamente fruibile in piattaforma senza l’intervento di uno specifico software o di una specifica figura professionale.

I moderni LMS possono, ad esempio, assegnare automaticamente percorsi formativi ad utenti che appartengono ad un determinato profilo professionale o ad uno specifico dipartimento. Alcuni LMS hanno anche la possibilità di generare automaticamente gli assessment partendo dal materiale didattico precedentemente caricato.

Come può essere utile l’e-learning automation nello sviluppo del Digital Training

1. Ottimizzazione del tempo di sviluppo e delivery dei corsi

Secondo il Linkedin Workplace Learning Report, il 59% dei “talent developers” ha incrementato gli investimenti in tempo e budget nel Digital Training. Ridurre il tempo di progettazione e sviluppo dei corsi è sicuramente uno dei metodi più efficaci per ottimizzare le risorse. L’applicazione delle automazioni può consentire un riuso più efficiente delle risorse già sviluppate consentendo l’erogazione di più corsi con lo stesso budget.

Il tempo risparmiato grazie a questa automazione può essere impiegato nelle attività di brainstorming tese a migliorare le strategie di instructional design per rendere gli oggetti didattici sempre più efficaci e coinvolgenti.

Associare gli assessment agli obiettivi formativi è una caratteristica peculiare dei corsi efficaci. Le automazioni permettono di collegare efficacemente gli assessment già realizzati agli obiettivi formativi di ogni corso o addirittura di crearne di nuovi automaticamente, senza l’intervento umano nella selezione delle domande.

2. Erogazione di esperienze di apprendimento personalizzate

Analogamente a quanto accade con Neflix che ci consiglia serie tv e film in base alle nostre preferenze, è possibile confezionare una learning experience personalizzata basata sul comportamento degli utenti, del loro stile di apprendimento e dalle aspettative rispetto agli obiettivi formativi previsti.

Una delle più grandi innovazioni nel settore è proprio il cosiddetto “adaptive learning” che consente di personalizzare i contenuti in tempo reale in base alle esigenze dell’utente. In questo modo le funzioni di Learning & Development interne all’azienda diventano “tecnology-driven” sia nella scelta dei contenuti da veicolare, ormai demandata alla piattaforma, sia nella generazione dei report sempre più dettagliati e aderenti alla strategia di “learning analytics” impostata.

3. Aumentare il livello di coinvolgimento

L’engagement nel Digital Training continua ad essere una delle sfide più importanti per tutti i professionisti del settore. Le automazioni possono essere un valido ausilio se viste nell’ottica del cosiddetto “marketing della formazione”. Analogamente a quanto avviene con le campagne di marketing tese a risvegliare l’interesse e mantenere alta la concentrazione sui prodotti e sulle relative caratteristiche peculiari, anche nel Digital Training è possibile utilizzare le stesse tecniche. In particolare, attraverso le automazioni è possibile inviare notifiche per ricordare di effettuare attività, di rispettare le deadline e, più in generale, per mantenere alta l’attenzione sugli argomenti dei corsi. Inoltre, ritornando a quanto detto in precedenza, inviare “suggerimenti” personalizzati su contenuti o corsi di potenziale interesse, fanno sì che l’utente si senta sempre al centro dell’attenzione e mai isolato nel percorso formativo.

Un esempio concreto è ravvisabile nella formazione della forza vendita. Se gli obiettivi di performance prevedono di aumentare le vendite del 20% attraverso la formazione, è necessario ottimizzare ogni corso e massimizzarne l’efficacia per ogni utente. Nell’intera forza vendita ci saranno sicuramente alcuni soggetti che hanno carenze sul prodotto, altri che dovrebbero approfondire le tecniche di vendita e negoziazione, altri ancora si dimostrano particolarmente preparati ma hanno necessità di un aggiornamento sulle normative vigenti. In questo caso la popolazione target dell’intervento formativo può essere facilmente raggruppata in base alle esigenze specifiche individuate attraverso l’analisi delle esperienze e performance pregresse e attraverso la somministrazione di una attività di assessment. Sarà l’automazione in piattaforma a veicolare i giusti contenuti agli utenti che ne necessitano, colmando i gap formativi e non oberando di contenuti gli utenti che hanno già dimostrato di averne appreso e messo in pratica i concetti.

4. Impostare un sistema di notifiche e reporting automatico

Inviare automaticamente email di riassunto sul completamento delle attività di un corso, inviare remind sulle prossime deadline e automatizzare il processo di invio di simili alert agli utenti, semplifica il lavoro dei manager della formazione.

Se ad esempio un utente non supera un test, egli può essere automaticamente indirizzato verso un corso utile a colmare le lacune evidenziate. Inoltre è possibile automatizzare l’invio dei dati della formazione al sistema di misurazione delle performance. In questo contesto è possibile anche impostare dei report personalizzati che vengono inviati a cadenze regolari, con un livello di dettaglio differente in base al ruolo in azienda.

5. Generare un meccanismo di feedback efficiente

Garantire un feedback efficiente e costruttivo per ogni corso non è facile e comporta un enorme impiego di tempo. Quando la strategia di feedback è ben strutturata si riesce a far comprendere all’utente i motivi dell’errore. Utilizzando le giuste automazioni è inoltre possibile indirizzare l’utente verso le aree di miglioramento, in particolare verso i contenuti utili a colmare il gap emerso con la rilevazione dell’errore. Anche nel caso in cui l’utente non commetta errori, il sistema di automazione può suggerire eventuali approfondimenti o argomenti correlati in base agli interessi evidenziati. Questo approccio garantisce ulteriore personalizzazione dell’esperienza formativa e ne massimizza l’efficacia.

Le automazioni, soprattutto se associate a tecnologie come l’intelligenza artificiale o il machine learning stanno rivoluzionando i sistemi di e-learning e il modo di fare Digital Training perché semplificano le operazioni quotidiane e permettono di dedicare il tempo all’esercizio di una attività fondamentale che non potrà mai essere completamente sostituita da un automa: la creatività.

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